Umowa przez internet. Jak zawrzeć umowę przez internet?

W zamieszczonym ostatnio artykule wyjaśniliśmy na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu treści umowy. Ponadto opisaliśmy możliwe formy, w których umowę można zawrzeć. Dzisiaj wyjaśnimy dokładniej w jaki sposób może zostać zawarta umowa przez internet oraz czy w każdym przypadku będzie to możliwe.

Obecnie w związku z rozwojem technologii, coraz więcej spraw załatwiamy zdalnie. W związku z tym pojawia się pytanie, czy umowy zawierane internetowo za pośrednictwem różnych stron, mailowo lub za pośrednictwem portali społecznościowych są wiążące i czy na ich podstawie możemy dochodzić roszczenia w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania takiej umowy przed sądem.

Tak jak wskazaliśmy w poprzednim artykule, Kodeks cywilny przewiduje następujące formy, w których możemy zawrzeć umowę. Wymieniamy formę ustną, pisemną, elektroniczną oraz niedawno wprowadzona forma dokumentowa. Właśnie te ostatnie są istotne pod kątem dzisiejszego tematu.

Jak zawrzeć umowę w formie elektronicznej?

Forma elektroniczna uregulowana jest w art. 78¹ kodeksu cywilnego. Dla jej zachowania oświadczenie woli należy złożyć w postaci elektronicznej a następnie opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na rynku istnieje kilka firm, które oferują produkt w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W zależności od oferty są to między innymi specjalne karty z czytnikiem, pendrivy. Istnieje również możliwość zakupu jednorazowego podpisu elektronicznego bez konieczności posiadania dodatkowych urządzeń.

Upraszczając oznacza to, że w pierwszej kolejności należy sporządzić umowę w formacie cyfrowym (np. w pliku pdf). Następnie musimy opatrzyć umowę wcześniej zakupionym podpisem.

Tego rodzaju forma odpowiada formie pisemnej. W przypadku więc gdy Kodeks cywilny lub inne przepisy ustawy przewidują dla danej czynności formę pisemną, wtedy taka forma elektroniczna będzie wystarczająca dla jej zachowania. Taka sytuacja będzie miała miejsce między innymi w przypadku umów leasingu lub umowy o pracę.

Różnice pomiędzy kwalifikowanym podpisem elektronicznym a zaufanym profilem

W codziennej pracy nasi klienci pytają nas, czym różni się kwalifikowany podpis elektroniczny od podpisu zaufanym profilem lub niekwalifikowanego podpisu elektronicznego. Często osoby, które nie mają z tym na co dzień do czynienia, nie rozróżniają tych form.

Najprościej mówiąc w sytuacji, gdy chcemy zawrzeć umowę, a przepisy wymagają dla niej formy pisemnej,  posłużymy się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W sytuacji natomiast, gdy zależy nam jedynie na tym, żeby dokument służył nam do celów dowodowych przy ewentualnym sporze wynikającym z zawartej przez nas umowy możemy podpisać taką umowę profilem zaufanym.

Należy jednak pamiętać, że taki podpis będzie wystarczający w sytuacji, gdy przepisy nie przewidują formy szczególnej. Tak więc profilem zaufanym lub niekwalifikowanym podpisem elektronicznym możemy podpisać na przykład umowę sprzedaży.

Forma dokumentowa a umowa przez internet

We wrześniu 2016r. do przepisów Kodeksu cywilnego ustawodawca wprowadził nową formę dla czynności prawnych, a mianowicie formę dokumentowę. Była to odpowiedź ustawodawcy na potrzeby rozwijającej się technologii. W tym coraz to powszechniejszego komunikowania się i zawierania różnego rodzaju umów przez Internet, czy za pośrednictwem innych środków.

Wyjaśnienie, czym jest forma dokumentowa znajdujemy w art. 77² Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem do jej zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

W praktyce oznacza to tyle, że strony muszą być możliwe do zidentyfikowania. Na przykład musimy się podpisać pod mailem lub smsem imieniem i nazwiskiem. Identyfikację umożliwia również posłużenie się profilem zaufanym lub możliwość weryfikacji właściciela numeru, z którego została wysłana treść oświadczenia. Istotna jest także możliwość zidentyfikowania właściciela profilu na portalu społecznościowym. Ważne jest również to, że obie strony muszą wyrazić zgodę na utrwalenie jej treści. W przypadku braku takiej zgody, chociażby jednej ze stron nie można mówić o formie dokumentowej czynności.

Skutki niezachowania formy dokumentowej

Oświadczenie woli w formie dokumentowej składamy głownie dla celów dowodowych. Oznacza to, że dokument taki może posłużyć nam jako dowód w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Przepis art. 74 Kodeksu cywilnego wskazuje na ewentualny rygor nieważności w przypadku, gdy forma dokumentowa jest zastrzeżona przez ustawę. Rygor taki jednak musi zostać wyraźnie wskazany.

W przypadku natomiast niezachowania formy dokumentowej, gdy taka forma nie jest wymagana w przypadku naszej umowy przez prawo, jedynym skutkiem będzie brak możliwości powołania się w sporze na dowód z przesłuchania świadków lub z przesłuchania stron. Są jednak odstępstwa od tej zasady. Np., gdy obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Umowa przez internet

Powyżej w zwięzły sposób zostały wyjaśnione  zagadnienia, które są istotne z punktu widzenia umów zawieranych przez Internet. W świetle przepisów Kodeksu cywilnego chęć związania umową możemy wyrazić tak naprawdę w dowolny sposób. Kluczowe jest, aby nasze oświadczenie w tym zakresie nie budziło żadnych wątpliwości. Wobec tego zawarcie umowy przez Internet będzie jak najbardziej skuteczne. Oczywiście, o ile przepisy nie zastrzegają jakiejś określonej formy danej czynności.

Celem zabezpieczenia swoich interesów warto posłużyć się formami opisanymi powyżej. Tak, aby nie było wątpliwości, że doszło do zawarcia przez nas umowy z drugą stroną o wskazywanej przez nas treści. Zanim jednak wybierzemy w jaki sposób chcemy to zrobić musimy sprawdzić, czy ustawodawca nie przewidział jakiejś konkretnej formy. Tak jak to opisaliśmy powyżej przy zastrzeżonej dla danej czynności formie pisemnej możemy zastosować tylko formę elektroniczną. W sytuacji, gdy ustawa natomiast zastrzega formę aktu notarialnego, tak jak to jest w przypadku przeniesienia prawa własności nieruchomości, nawet forma elektroniczna nie  będzie wystarczająca. Natomiast, gdy brak jest takich rygorów forma dokumentowa będzie właściwa dla skutecznego zawarcia umowy.

Tak naprawdę wszystko zależy od rodzaju umowy, którą mamy zamiar zawrzeć oraz indywidulanej sytuacji. Nasza Kancelaria na co dzień doradza zarówno przedsiębiorcom, jak i osobom fizycznym, co pozwala zabezpieczyć interesy Klienta już na wczesnym etapie. Kontakt w tej sprawie jest możliwy pod numerem +48 572 567 321.

 

 

Autor: apl. adw. Natalia Stodolska

Zdjęcie autorstwa John Schnobrich dla Unsplash