Jak przygotować umowę

Na co dzień, każdy z nas zawiera umowę za umową. Czy to robiąc zakupy w sklepie, czy też korzystając z  oferowanych nam usług. Zazwyczaj umowy zawieramy z różnych przyczyn w formie ustnej. Czasami ze względu na brak czasu, jak również ze względu na znajomość lub więzy rodzinne. Zaś przypadku przedsiębiorców ze względu na długotrwałą współpracę. Przepisy Kodeksu cywilnego w większości przypadków pozwalają na dowolność w wyborze formy zawieranej umowy.  Jednak o ile w sytuacji, gdy wszystko zostanie zrealizowane zgodnie z ustaleniami, poza niektórymi wyjątkami forma zawarcia umowy nie ma znaczenia, o tyle w sytuacji pojawienia się sporu brak określonej formy może znacząco utrudnić lub nawet uniemożliwić dochodzenie roszczenia.

 

Jaka forma umowy

Kodeks Cywilny określa możliwe formy zawierania umów w art. 73 -81. Umowę możemy zatem zawrzeć w formie ustnej, pisemnej, dokumentowej oraz elektronicznej. W większości przypadków to do stron należy wybór, w jakiej formie dojdzie do zawarcia umowy. Dla niektórych umów zostały zastrzeżone formy szczególne. Będą to np. umowa w formie aktu notarialnego przy sprzedaży nieruchomości, a w przypadku ich niezastosowania umowę taką uważa się za nieważną. W przypadku niektórych umów, np. pożyczki powyżej tysiąca złotych, wymagana jest forma dokumentowa, przy czym jej brak nie powoduje nieważności umowy, a jedynie w przypadku dochodzenia roszczenia z tego tytułu przed sądem, ograniczy możliwości dowodowe. Forma dokumentowa to taka, która zawieramy w postaci ‚dokumentu’ w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie (na przykład mailowo).

Jeżeli już forma zawarcia umowy zostanie wybrana, warto wiedzieć co taka umowa musi zawierać. Fachowo, elementy te nazywamy essentialia negotii (elementy konieczne umowy). Główną zasadą przy twierdzeniu stosunków umownych jest zasada swobody umów, zgodnie z którą strony mogą ułożyć stosunek umowny według swojego uznania. Większość wiec postanowień umownych można dowolnie kształtować, o ile nie są one sprzeczne z naturą stosunku prawnego, obowiązującymi przepisami lub zasadami współżycia aspołecznego. Są to dosyć ogólne sformułowania, jednak warto mieć je na uwadze.

Co musi zawierać umowa

Wracając do tego, co każda umowa powinna zawierać to tak naprawdę zależy od rodzaju umowy. Jednak dla każdej umowy wspólne będzie oznaczenie stron, przedmiotu umowy, daty jej zawarcia. Pozostałe natomiast elementy określają przepisy, rozróżniając je na te wpływające na skuteczność zawartej umowy oraz te których brak nie wpływa ma na to wpływu. Na przykład w przypadku jednej z najpopularniejszych umów, czyli umowy sprzedaży koniecznie musimy pamiętać o zamieszczeniu w niej ceny oraz przedmiotu sprzedaży. Natomiast w przypadku umowy zlecenia niezbędne jest zawarcie zobowiązania przyjmującego zlecenie do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Gdy zapomnimy zamieścić w umowie jakiś element, często stosuje się w takim przypadku zapisy Kodeksu cywilnego.

Jak podpisać umowę

Po sporządzeniu treści umowy przychodzi czas na jej podpisanie. Zgodnie z art. 78 Kodeksu Cywilnego do zachowania formy pisemnej wystarczające jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Zazwyczaj podpisy umieszcza się na końcu dokumentu. Musimy pamiętać o tym, żeby taką umowę sporządzić w odpowiedniej liczbie egzemplarzy dla każdej ze stron. Trzeba także dopilnować, aby na tym przeznaczonym dla nas znajdował się podpis drugiej strony. Podpis powinien być czytelny.

Przepisy przewidują również możliwość zawierania umowy w formie elektronicznej równoważnej z formą pisemną. W takim wypadku umowę należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

A co w przypadku, gdy strony umowy nie mogą się spotkać w celu zawarcia umowy a forma pisemna nie jest konieczna?

Należy również pamiętać o umowach zawieranych na przykład za pośrednictwem maila, czy SMSa.  Jest to wspomniana wcześniej forma dokumentowa, więc jeżeli dla danej umowy nie zastrzeżono jakiejś innej formy, to jest ona jak najbardziej wiążąca. Musimy jednak zwrócić uwagę na to, żeby była możliwa identyfikacja osoby składającej oświadczenie.

Zagadnienie dotyczące umów zawieranych internetowo omówimy przy tym w osobnym wpisie.

Umowa przedsiębiorcy z konsumentem

Przedsiębiorca sporządzający umowę, którą ma zawrzeć z konsumentem musi wykazać się czujnością przy tworzeniu jej postanowień.  Kodeks Cywilny w art. 385¹ – 385³ reguluje tzw. klauzule abuzywne. Są to niedozwolone postanowienia w stosunkach, w których jedną ze stron jest przedsiębiorca, a drugą konsument. Zawarcie w umowie takich postanowień nie przesądza od razu o nieważności całej umowy. W tym zakresie jednak nie są one wiążące dla strony, która jest konsumentem (co jest fundamentem głośnych obecnie spraw frankowiczów). Katalog postanowień niedozwolonych zawarty w art. 385³ jest tylko przykładowym wyliczeniem. Najprostszym sposobem zweryfikowania, czy zapis który chcemy wprowadzić do umowy nie jest klauzulą abuzywna jest zweryfikowanie go na podstawie rejestru klauzul niedozwolonych. Rejestr ten jest prowadzony przez prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Przykładowym zapisem niedozwolonym w umowach z konsumentami jest „Koszt przesyłki reklamowanego towaru pokrywa kupujący”. Inny przykład to „Sprzedający zastrzega sobie prawo do ostatecznej interpretacji niniejszego Regulaminu, w przypadku zaistniałych sporów powstałych na tle niniejszego Regulaminu”. Wspomniany wyżej rejestr to ponad sześć tysięcy zapisów, które uznaje się za niedozwolone. W przypadku wątpliwości warto więc sprawdzić, czy postanowienie, które chcemy umieścić w naszej umowie nie znajduje się w rejestrze.

Jak przygotować umowę

Podsumowując, w pierwszej kolejności należy wybrać formę w jakiej chcemy zawrzeć umowę. W przypadku, gdy przepisy nie przewidują konkretnej formy zawarcia umowy n, warto pamiętać o tym, że forma dokumentowa lub pisemna zabezpieczy nasze interesy. Następnie koniecznie ustalamy, jakie postanowienia należy zawrzeć w umowie, a jakie zapisy możemy wprowadzić według naszego uznania. W przypadku przedsiębiorców zawierających umowę z konsumentem, weryfikujemy jej zapisy pod kątem postanowień, które mogą zostać uznane za niedozwolone. Gdy już zrealizujemy wszystkie powyższe kroki, przychodzi czas na podpis. W przypadku umowy zawieranej pisemnie, podpis musimy złożyć własnoręcznie. Z kolei w przypadku zawierania umowy za pośrednictwem na przykład korespondencji mailowej wystarczające jest podanie danych w taki sposób, aby możliwa była identyfikacja osób zawierających umowę.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszą Kancelarią – +48 572 567 321 lub biuro@kancelariakrause.pl. Uniknięcie błędów na etapie sporządzania umowy, często pozwala w przypadku zaistnienia sporu na szybsze i często korzystniejsze rozwiązanie sprawy.

 

Autor: apl. adw. Natalia Stodolska

Zdjęcie autorstwa Scott Graham dla Unsplash

Udostępnij